حین خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید به این کارتابل توجه کافی داشته باشید و بدانید از چه امکاناتی تشکیل شده است. در ادامه به صورت کاملا مفصل به بررسی این مورد می‌پردازیم.
کارتابل اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری تحت وب شامل استفاده از تجهیزات کامپیوتری، نرم‌افزار و برنامه‌های کاربردی برای جمع‌آوری، ایجاد، ذخیره، دستکاری و ارسال مجدد اطلاعات لازم برای انجام وظایف و تحقق اهداف یک کسب و کار سازمانی است. وقتی در مورد اتوماسیون اداری صحبت می‌کنیم، در مورد مدیریت اطلاعات و منابع با کمک فناوری صحبت می‌کنیم، یعنی استفاده از یک گردش کار برای بهبود عملکرد شرکت. یک گردش کار به شما امکان می‌دهد ساعت‌ها کار را به طور مؤثرتری کنترل کنید و با تبادل ایمیل یا خدمات پیام فوری، ساعات از دست رفته را حذف کنید. هدف از جمع آوری و سازماندهی اسناد در کارتابل اتوماسیون اداری برای تسهیل و تحویل به موقع پروژه‌ها، کمک به بهینه سازی رویه‌های موجود و تعریف یک روال کاری چابک و شایسته است. برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون اداری آنلاین عبارتند از:
-
افزایش توانایی در ردیابی مسئولیت‌ها
-
امکان تفویض و پیگیری وظیفه هر یک از کارکنان
-
شفافیت بیشتر اسناد و مدارک، زیرا مدیر و درخواست کننده می‌توانند تمام درخواست‌های خود را در زمان واقعی دنبال کنند.
-
با کنترل ضرب الاجل‌ها و ارسال هشدار، تعیین اولویت‌ها آسان‌تر است.
-
استفاده بیشتر از ساعات کاری به دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها و خطاهای دستی.
-
بهبود امنیت اطلاعات، از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص‌ها، پانل‌های مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند.
-
کنترل بیشتر فرآیند، زیرا افراد کار درست را در زمان مناسب انجام می‌دهند و بهره وری را افزایش می‌دهند.
-
ثبات و چابکی بیشتر در تصمیم گیری مبتنی بر داده.
بخش‌های اصلی و مهم یک کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟ چه امکاناتی دارد؟
یک کارتابل اتوماسیون اداری از بخش‌های مهمی تشکیل شده است که در زیر به گروهی از آنها اشاره می‌کنیم:
-
اصلی‌ترین و مهم‌ترین بخش یک کارتابل، فهرست‌های موجود در آن بوده که در میانه صفحه یک کارتابل قرار دارد. به واسطه آن می‌توانید موضوع نامه یا اسناد، شماره اسناد، عنوان فرستنده، نوع نامه یا اسناد، زمان دریافت و کلی از موارد این چنینی را مشخص کنید.
-
وجود تعداد زیادی دکمه برای انجام عملیات خاص مثل ارجاع نامه، پاسخدهی خوب به نامه‌ها و بایگانی
-
تعداد کل نامه‌های موجود در بخش کارتابل فراگستر قابل مشاهده است.
-
در مجموع نامه‌های موجود در کارتابل بر اساس زمان دریافت و روز و ساعت آن مشخص و تعیین می‌شوند.
8 اصل یک سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از کارتابل اداری
همانطور که مشاهده کردید، استفاده از درایوهای مشترک یا نرم افزار مدیریت کار برای خودکار کردن یک دفتر کافی نیست. ما باید فراتر از آن برویم و هر جریان فرآیندی را درک کنیم تا آنها را بهینه کنیم. برای تکمیل گردش کار شرکت خود، باید چند اصل اساسی را در نظر بگیرید:
-
طراحی آسان گردش کار
یک سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری مدرن باید طراحی و مطالعه شود تا زندگی کاربر نهایی را آسان تر کند. گردش کار ویژگی‌های مختلفی را برای طراحی فرآیندها گرد هم می‌آورد تا درک گردش کار برای هرکسی که از آن استفاده می‌کند بهتر باشد. قبل از انتخاب یک ابزار اتوماسیون اداری تحت وب، باید خودتان یک گردش کار بصری ایجاد کنید و دنباله‌ای از کارهایی را که برای فرآیند مهم می‌دانید ایجاد کنید. نرم افزار نباید عملیات مورد نیاز برای کسب و کار شما را تعیین یا تعریف کند. برعکس، عملکرد آن این است که نیازهای شما را به ساده ترین راه برآورده کند، روال کاری بدون عارضه و تسهیل تبادل اطلاعات تیم را تسهیل کند.
-
سازگاری با موبایل
بسیار مهم است که اطلاعات از طریق دستگاه‌های تلفن همراه در دسترس همه باشد. اگر کارمندانی از راه دور دارید یا فقط می‌خواهید در حین انتظار برای پرواز به اطلاعات جدی دسترسی پیدا کنید، برای مثال، ابزار اتوماسیون اداری انتخابی باید به خوبی روی تلفن شما کار کند. تعهدات را نمی‌توان با توجه به پاسخ یا حضور کسی به تأخیر انداخت. بنابراین، حفظ امنیت اطلاعات در فضای ابری ضروری است، به طوری که تصمیمات به سرعت و بدون به خطر انداختن فعالیت‌های شرکت اتخاذ می‌شود.
-
یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
اگر قبلا از ابزارهای دیگری مانند بازاریابی ایمیلی، CRM، سیستم های مالی و غیره استفاده می‌کنید، مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که امکان ادغام با نرم افزارهای دیگر را فراهم کند. به یاد داشته باشید که عملکرد اتوماسیون تسهیل کردن است و نه پیچیده کردن. در اینجا چند نمونه از ادغام هایی وجود دارد که می توانید در اتوماسیون اداری خود بگنجانید:
هنگام دریافت ایمیل شکایت، فرآیند خدمات مشتری را شروع کنید.
پس از اینکه شخصی فرم تماس را در وب سایت شما پر کرد، اتوماسیون یک فرآیند فرصت در فروش را آغاز می‌کند.
وقتی یک ردیف را در کاربرگ کاربرگ‌نگار Google اضافه می‌کنید، فرآیند پرداخت حساب را شروع می‌کنید.
سیستم‌های گردش کار مدرن مانند به شما امکان می‌دهند با استفاده از برنامه‌هایی مانند Zapier، چندین اتوماسیون ایجاد کنید.
-
مدیریت وظایف
آیا از ایمیل برای پیگیری درخواست‌ها و فرآیندهای اداری استفاده می‌کنید؟ تیم شما چگونه این ایمیل‌ها را مدیریت می‌کند؟ آیا می‌توانید به صندوق‌های ایمیل کارمندان خود دسترسی داشته باشید؟ روزانه چند ایمیل دریافت می‌کنید؟
اگر هر یک از این سوالات باعث ناراحتی شد، ممکن است به یک ابزار اتوماسیون اداری آنلاین با ویژگی «مدیریت وظیفه» نیاز داشته باشید. با استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری، می‌توانید تمام وظایف معلق هر یک از اعضای تیم خود، تمام درخواست‌های یک درخواست کننده و اطلاعات ساختار یافته و نگهداری شده را از طریق فرم‌ها مشاهده کنید. با نمایه مدیر، می‌توانید وظایف را مجدداً توزیع کنید و از ویژگی‌های چت برای تعامل سریع‌تر با تیم خود استفاده کنید.
-
شفافیت
بسیار مهم است که شما یک ابزار تکنولوژیکی را در اختیار مشتریان داخلی خود قرار دهید که امکان ثبت درخواست‌ها را به شکلی ساختاریافته فراهم می‌کند. این به تیم شما این امکان را می‌دهد که تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای انجام هر کار در اختیار داشته باشد. آنها نیازی به رمزگشایی آنچه که شما از آنها در یک ایمیل طولانی و محجوب می‌پرسید، ندارند. علاوه بر این، این کانال خدماتی باید اطلاعاتی در مورد هر مرحله انجام شده در درخواست ارائه دهد. همچنین از تماس‌های جدید یا ایمیل‌های بعدی جلوگیری می‌کند.
-
گزارش و تجزیه و تحلیل
برای اینکه بدانید آیا اتوماسیون اداری تحت وب شما نتیجه می‌دهد یا خیر، باید از اعداد و ارقام آگاه باشید. داده‌ها کمک‌های اصلی در تصمیم گیری هستند و برای شرکت شما مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت، نتیجه و غیره را مقایسه کند. استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین صرفاً برای اندازه‌گیری داده‌های گردش کار، مانند ساعات کار، غیرضروری است، زیرا بهترین محصولات اتوماسیون اداری قبلاً دارای قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل داخلی هستند.
-
کنترل دسترسی
بسیار مهم است که بتوانید مجوزهای دسترسی را برای تمام گردش‌های کاری خود فراهم کنید، یعنی دسترسی به اطلاعاتی که محرمانه می‌دانید را رد کنید. یک سیستم اتوماسیون گردش کار خوب این ویژگی را نادیده نمی‌گیرد. در نهایت، این معیاری برای امنیت اطلاعات است.
سخن پایانی
در مجموع کارتابل اتوماسیون اداری با قرار دادن امکانات متعدد برای مشتری، موجب تسهیل در روند کسب و کارهای آنها می‌شود.
نظر شما