دکتر علی اصغر فانی در طول مدت حضور خود در آموزش و پرورش نشان داده است که با آرامش و طمانینه مثال زدنی خود می تواند به دور از شتابزدگی های معمول در حوزه رسانه برنامه های خود را برای مخاطبین تبیین کند.
او با مهارت سعی نموده در راستای پارادایم همسو حرکت کند و تا کنون توانسته ضمن حفظ حرمت خبرنگاران فعال حوزه اجتماعی رسانه های مکتوب ، سایتها ، و خبرگزاری ها و البته صدا و سیما ، به جمعیت کثیر مخاطبان خود که معلمان هستند نیز احترام واقعی و به دور از لفاظی ها ی رایج را منتقل کند .
فانی با بیانی ساده وبی تکلف شان مخاطبان را رعایت می کند و از سوی دیگر با عباراتی عجیب وغریب به رویا های ساختگی وآرمانگرایی های خیالی گرفتار نمی شود.
امروز اما دکتر فانی به عنوان وزیر پیشنهادی آموزش و پرورش به مجلس معرفی شده است و به نظر می رسد که این شگرد وی لازم ، اما کافی نیست. وی باید بتواند در وزارتخانه ای که عدد مسئولان آن در سطح معاونین وزیر ، مدیران کل و روسای ادارات به بیش از 1000 نفر می رسد چاره اندیشی کند . چاره اندیشی مبتنی بر همان پارادایم . اما این بار با ایجاد ساختار مناسب در مرکز اطلاع رسانی و روابط عمومی سازمان خویش . کانونی که پل ارتباطی و موثر برای مخاطبین و خیل کثیر مدیران بعد از خود در وزارت آموزش وپرورش خواهد بود .
تا به حال ما در مقاطعی کوتاه این نقش را در روابط عمومی وزارت آموزش و پرورش شاهد بوده ایم . شاید تنزل این نقش در دوره ی گذشته به حدی بوده که از چاپ عکس بالاترین مقام تشکیلاتی در پوستر همراه بخشنامه و همچنین چاپ چندین باره عکس وی در نشریه تخصصی آموزش و پرورش ((نگاه)) بتوان به عمق آن پی برد .
یکی از اساتید بنام حوزه تعلیم و تربیت که زمانی نه چندان دور در نشریه نگاه کار می کرد چندی پیش در رسانه ها به موضوع جالبی اشاره می کرد. وی تذکر دکتر نجفی در زمان وزارتش را برای چاپ تنها دوبار عکس خود در نشریه نگاه یاد آور شده و حرفه ای بودن ایشان را به همگان تذکر می داد . به نظر می رسد بخشی از محبوبیت او از درایت وی و تیم رسانه ای که در خدمتش بود نشات گرفته باشد .
به هر حال به نظر می رسد لازم است دکتر فانی با ایجاد یک گروه منسجم رسانه ای و تعیین خط ومشی آن نحوه مواجهه با رسانه ها در این وزارتخانه عریض و طویل را که گاهی در اظهار نظرهای معاونین ، وسایر مدیران زیر مجموعه برخلاف نظر و سیاستهای وزارتخانه جلوه می کند را انسجام بخشد .
او باید با تعیین خط مشی اصولی رسانه ای خویش زیر مجموعه مرتبط با رسانه ها را به تنظیم برنامه ای عملیاتی ترغیب نماید. برنامه ای که تعریف علمی مشخص داشته و از اصولی از پیش تعیین شده تبعیت می کند.کیفیت این برنامه ها در کتاب نویسنده با نام (تدوین برنامه عملیاتی در روابط عمومی ) به تفصیل آمده است. در ادامه جهت تنویر نظر مخاطبان گرامی به قسمتی از آن اشاره می کنم
برنامه عملیاتی:
برنامه عملیاتی یک اقدام قهرمانانه است که کمک می¬کند رویاها و تصوراتمان به واقعیت تبدیل شود. برنامه عملیاتی روشی است که شما را اطمینان می¬بخشد تا چشم انداز سازمانتان را بطور دقیق و روشن مشخص کنید، همچنین روشی را توضیح می¬دهد که گروه شما بکار می¬گیرد تا استراتژی¬ها را به تحقق اهداف منتهی کند. یک برنامه عملیاتی شامل مجموعه¬ای از گام¬های عملیاتی است که انجام می¬گیرد تا به اهداف از پیش تعیین شده¬مان برسیم.
هر گام عملیاتی می¬بایست اطلاعات زیر را در برگیرد:
- چه اقداماتی می¬بایست انجام شود
- چه کسی مسئول انجام اقدامات تعیین شده می شود
- چه زمانی هر یک از اقدامات و فعالیت ها بایستی انجام گیرند و هر فعالیت تا چه زمانی بطول می¬انجامند
- چه منابعی نیاز است تا اقدامات و فعالیت های مربوطه انجام پذیرد
- اطلاعات حاصل به چه کسانی باید منتقل شود؟
گام های طراحی برنامه عملیاتی
1. در گام اول برای طراحی و تدوین برنامه عملیاتی، اهداف و مقاصد سازمان را تعیین می¬کنیم.
اهداف کلی تلاش ما را به سمت آینده متمرکز می¬کنند. چارچوبی برای تفصیلی¬تر کردن برنامه ریزی بوده و اختصاصی¬تر از رسالت هستند. نتایج مطلوبی هستند که بعد از سه تا پنج سال حاصل می¬شوند. بیانگر جهت گیری کلی سازمان هستند، مشکلات و موضوعات اولویت¬دار را نشان می¬دهد. بیانگر اولویت ها و نتایج حاصل از ارزیابی داخلی و خارجی هستند و در پاسخ به مسائل و مشکلات استراتژیک تعیین می¬شوند. بیانگر شکاف بین وضع فعلی و مطلوب هستند. قابل سنجش بوده اما کلی¬تر از مقاصد هستند. در راستای عملکردهای کلیدی سازمان بوده و چالشی می¬باشند.
به¬منظور تعیین هدف ابتدا به ارزیابی اطلاعات حاصل از ارزیابی محیط داخلی و خارجی می¬پردازیم. سپس پس خوراندهای دریافتی از ذینفعان را ترکیب می¬کنیم. به تحلیل شکاف بین خدمات موجود و مطلوب می¬پردازیم. برای نیل به اهداف و نتایج مطلوب جهت¬گیری می¬کنیم و آنگاه به اصلاح و طراحی اهداف سازمان می¬پردازیم.
2. در گام دوم مقاصد و اهداف اختصاصی سازمان را تعیین می¬کنیم. مقاصد، اجزای قابل سنجش¬تر و اختصاصی¬تر برای نیل به اهداف هستند، کمی بوده و بهتر می¬توان در چارچوب زمان آنها را اجرا و پیشرفت را تعقیب نمود. مقاصد باید SMART باشند یعنی اختصاصی، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتنی بر نتیجه و زمان¬دار باشد. مقاصد نحوه نیل به نتایج را نمی¬گوید بلکه نتایج مطلوب را بیان می¬دارند.
مقاصد چگونه تنظیم می¬شوند؟
- بازبینی رسالت و اهداف
- تصمیم گیری در مورد نتایجی که می¬خواهید به آن برسیم
- تعیین چارچوب زمانی
- تعریف چارچوبی برای پاسخگویی (شاخص سنجش عملکرد)
3. در گام سوم استراتژی تدوین می¬شود: استراتژی راه و روش رسیدن به هدف است. برای تهیه برنامه عملیاتی مدیران، سرپرستان و اعضای کلیدی دخالت دارند. هزینه¬ها و مزایای احتمالی هر استراتژی ارزشیابی می¬شود تا استراتژی کارا انتخاب گردد. استراتژی نشان می¬دهد نتایج چگونه حاصل شوند. استراتژی¬ها در قالب روش، نگرش و پاسخ هایی می¬باشند که برای رسیدن به هدف بکار می¬روند. استراتژی منجر به تهیه برنامه اجرایی می¬شود. تعیین استراتژی مستلزم ارزشیابی هزینه¬ها، مزایا و پیامدهای هر روش است.
4. در گام چهارم گام¬های عملیاتی برای انجام فعالیت¬ها تعیین می¬شود
5. در گام پنجم چارچوب زمانی برای انجام هر گام اجرایی تعیین می¬شود
6. در گام ششم منابع ضروری و موردنیاز تعیین می¬شود
7. در گام هفتم شاخص¬های سنجش و پایش عملکرد تعیین می گردد: مشکل ترین و مهمترین بعد فرایند برنامه ریزی استراتژیک، انتخاب و برقراری شاخص سنجش عملکرد می باشد. لزوم سنجش عملکرد آن است که کیفیت خدمات ارتقاء یافته و هزینه ها کاهش یابند، همچنین بر ابعاد مهم کار توجه شود و میزان پیشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملکرد به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان یابیم که منابع صرف فعالیت هایی می شود که ارزش آن را دارد. سنجش عملکرد فرایندها را روشن می‌کند و ذینفعان را با نتایجی که از انجام امور بدست می آید آگاه می‌کند.
8. در گام هشتم پایش عملکرد انجام می گیرد
در جهت قوام و تسلط اطلاع رسانی وزارت آموزش و پرورش و توجه به این امر که نوشتن "تقویم اجرایی" هیچ ارتباطی به داشتن برنامه عملیاتی ندارد پیشنهاد تشکیل شورای اطلاع رسانی ، تصویب برنامه عملیاتی در آن ، تعیین سخنگو و... از دیگر امیدهایی است که ما فرهنگیان به تدبیر دکتر علی اصغر فانی سپرده ایم.
* کارشناس ارشد روابط عمومی
4747
نظر شما