آرش پور ابراهيمي: در این بین موسسات تحقیقاتی مهم جهان که روی مدیریت سازمان ها و بنگاه ها پژوهش انجام می دهند هر از چندی با بررسی های میدانی، علمی و مصاحبه با مدیران تازه کار و با تجربه تلاش می کنند تا به معرفی اشتباهات رایج بین مدیران به پردازند و راهکارهایی را در این بین مطرح کنند. در متن زیر از توصیه های موسسات تحقیقاتی مدیریتی مانند «هاروارد بیزینس مانیتور»، سازمان مدیریت کسب و کارهای کوچک (SBA) چند کتاب اصول مدیریتی و همچنین مصاحبه های مدیران موفق داخلی درباره تجربه های سال های کاریشان استفاده شده است.
1. نداشتن هدف، برنامه و چشم انداز مشخص
بسیاری از کارشناسان و مدیران ارشد سازمان ها و نهادهای بین المللی معتقدند اولین گامی که یک مدیر در شروع کار خود باید بردارد، هدف گذاری از روی شناخت کامل برای سازمانی است که مدیریت آن را بر عهده گرفته است. هدف گذاری بر مبنای واقعیت ها و مشخص کردن چشم انداز کوتاه مدت و بلند مدت می تواند در رسیدن به حداکثر بهره وری نقشی اساسی داشته باشد. کارشناسان مدیریت معتقدند مدیری که به هدف گذاری و برنامه ریزی در سازمان خود بی توجهی کند و اعتقادی نداشت باشد مانند قطاری است که بدون ریل گذاری و بی مقصد تنها روی زمینی سخت، به پیش می رود و سرانجام مسیری نخواهد داشت.
2. نداشتن نظم در کارها و زمان
نظم و رعایت آن جزو موضوعاتی است که بسیاری از مدیران آن را بدیهی می شمارند اما زمان اجرا که فرا می رسد در کارهای خود تاجایی که می توانند بی نظمی می کنند. کارشناسان معتقدند آن چه می تواند به کارها در یک سازمان انسجام به بخشد و باعث پیشرفت هدفمند کارها شود رعایت نظم است و یک مدیر که در راس هرم اجرایی قرار دارد با نظم خود می تواند به پیشرفت کارهای سازمان خود انسجام دهد. در این راستا به اعتقاد کارشناسان داشتن برنامه زمان بندی شده روزانه (البته انعطاف پذیر) و داشتن درفتر یاداشت برای مراجعه به امور و یاداشت موضوعات کلیدی و حساس، می تواند بسیارمهم باشد. از سوی دیگر برای رسیدن به نظم؛ زمان بندی هم بسیار مهم خواهد بود و مدیری که به زمان توجه کند می تواند در رسیدن به کارهای خود بیشتر از دیگران موفق عمل کند.
3. بی توجهی به قوانین و مقررات
آن چه شاکله و اسکلت یک سازمان را استوار نگه می دارد، رعایت قوانین و مقررات از پیش تعیین شده برای پیش برد امور درون و برون سازمانی است؛ دراین بین مدیران باتوجه به جایگاه سازمانی، اولین کسانی هستند که باید به قوانین و مقررات احترام بگذارند و قوانین را در سازمان به درستی اجرا کنند. به اعتقاد کارشناسان مدیری که خود به قوانین بی توجه باشد نمی تواند از کارکنان و کارگران زیر دستش انتظار رعایت قوانین را داشته باشد. همچنین باید توجه داشت که نگاه سلیقه ای مدیران به رعایت قوانین در سازمان ها می تواند باعث از بین رفتن ارزش قوانین شود.
4. خود محوری و اعتقاد نداشتن به مشورت در تصمیم گیری
یکی از اشتباهات رایج مدیران حتی در سطح کلان کشور خود محوری در اداره سازمان ها و بنگاه ها به جای استفاده از خرد جمعی و مشورت با دیگران در تصمیم گیری ها است. بسیاری از تحقیقاتی که روی مدیریت سازمان ها انجام شده نشان می دهد باوجود اینکه در بیشتر سازمان ها به خصوص در بنگاه های اقتصادی هیات مدیره وجود دارد اما در بیشتر مواقع مدیران در شرایط حساس به جای استفاده از مشورت و هم فکری با دیگر اعضا هیات مدیره خود شخصا تصمیم گیری می کنند. یک تحقیق علمی در آمریکا روی عملکرد مدیران نشان می دهد، مدیران دوست دارند موفقیت سازمان ها به نام شخص آن ها نوشته شود و به همین دلیل به جای مشورت به فردگرایی روی می آورند که در نهایت حاصلی جزء شکست در اهداف سازمانی ندارد.
5. اعتماد نکردن به کارکنان و تقسیم کار
بسیار دیده شده است که در مدیریت سازمان ها یک مدیر خود تلاش دارد تا اجرای بسیاری از امور به خصوص امور اصلی و حتی کارهای کوچک را خود بر عهده بگیرد و انجام دهد و به مدیران میانی و کارکنان زیر دست خود اعتماد نکرده و به آن ها فرصت انجام کاری را نمی دهد. براساس تحقیقی که روی عملکرد تعداد زیادی از مدیران صورت گرفته،« ناتوانی در محول کردن امور به کارکنان» اولین علت شکست مدیران است. در واقع یک مدیر حتی با تلاش های بی وقفه نمی تواند به تنهایی همه کارها را خود انجام دهد. زمانی که یک مدیر مسئولیت انجام کاری را برعهده گروهی از کارکنان و مدیران میانی قرار می دهد علاوه بر اعتماد به آن ها و بالابردن روحیه اعتماد به نفس در بین کارکنان؛ سرعت و حجم کارایی پروژه را هم چند برابر می کند. علاوه بر این ها تقسیم کار بین کارکنان باعث بالارفتن روحیه کار تیمی در سازمان می شود. از سوی دیگر زمانی که یک مدیر به کارکنان خود اعتماد ندارد به صورت دائم می خواهد کار آن ها را زیر نظر داشته باشد و کمتر فرصت می کند تا کارهای مدیریتی خود را پیش به برد و برای رسیدن به اهداف کلان سازمان تلاش کند.
6. عدم استفاده از مدیران شایسته به جای افراد نزدیک و تملق گو
طبق اصول مدیریت این حق یک مدیر است که با افرادی که با آن ها راحت تر است کار کند اما در این بین باید به شایسته سالاری و ویژگی افراد هم توجه شود و تنها نزدیک بودن یک فرد به خود را قربانی اهداف و پیشرفت سازمان نکند. در بسیاری از مواقع دیده شده مدیران بعد از روی کار آمدن بدون توجه به شایستگی افراد، به صورت اتوبوسی افراد قبلی را تغییر می دهند و از نزدیکان و افراد قابل اعتماد خود استفاده می کنند. بسیاری از مدیران به جای اینکه به شایسته سالاری در انتخاب مدیران اعتقاد داشته باشند به روابط دوستانه و فامیلی توجه می کنند. در سال های گذشته دیده شده بسیاری از مدیرانی که اداره امور را در دست می گیرند به جای استفاده از مدیران باتجربه به مدیران جوان و بی سابقه که بیشتر خوبی آن ها را می گویند و همیشه از اقدامات آن ها به نیکی یاد می کنند، روی آورده اند به جای افراد متخصصی که ممکن است اقدامات آن ها را به چالش بکشند و از آن ها انتقاد کنند.
7. بی توجهی به موفقیت و پیشرفت های کاری کارکنان
یکی از توصیه های مهمی که موسسات علمی مدیریتی در جهان به مدیران سازمان ها می کنند این است که آن قدر در کارهای خود غرق نشوید که از موفقیت ها و پیشرفت های کاری کارکنان خود دور به مانند و به آن ها بی توجهی کنند. پیشرفت و موفقیت یکی از کارکنان سازمان می تواند در نهایت پیش برد اهداف آن سازمان را به دنبال داشته باشد از این رو یک مدیر باید ضمن توجه به پیشرفت کارکنان از ابزارهایی مشوق مانند بن، کارانه، تسهیلات سفر و ابزارهای تشویقی دیگر استفاده کند و با تشکر (کتبی یا شفاهی) از کارکنان موفق به آن ها بگوید که تلاششان دیده شده است. این اقدام می تواند تلاش کارکنان دیگر و حس رقابت مثبت در مجموعه را به وجود آورد. دراین بین بزرگترین اشتباه یک مدیر این است که همه تلاش و موفقیت کارکنان را وظیفه ذاتی آن ها بداند و این تلاش ها را نادیده بگیرد.
8. دور بودن از کارکنان و اختصاص ندادن وقت خود به آن ها
زمانی یک مدیر می تواند بر مدیران و پرسنل خود مدیریت کند که بر روح آن ها مدیریت کند و به آن ها نزدیک باشد؛ شاید این جمله بسیار کلیشه ای به نظر برسید اما بررسی ها نشان می دهد در واقعیت و عمل می تواند بسیار مهم و تاثیر گذار باشد. مدیرانی که روابط نزدیک و البته با حفظ حریم با کارکنان و مدیران زیر مجموعه خود دارند در پیشبرد اهداف مجموعه خود افرادی موفق تری هستند، به خاطر اینکه کارکنان حس می کنند فردی که در سازمان مدیریت را برعهده دارد آن ها را درک می کند و از مشکلات و چالش های آن ها با خبر است. براساس تحقیقی در اروپا که توسط یکی از موسسات کاریابی انجام گرفته 41 درصد مدیران اعلام کرده اند بزرگ ترین خطا در مدیریت آن ها عدم ارتباط درست و نزدیک بین آن ها و کارکنان زیر دستشان بوده است. یک مدیر موفق مدیری است که برای کارکنانش فردی قابل دسترس باشد.
به اعتقاد کارشناسان مدیران هر مجموعه ای باید بخشی از زمان خود را به کارکنان اختصاص دهند، به مشکلات آن ها خوب گوش دهند، آن ها را مورد بررسی قرار دهند و در صورت امکان حل کند. همچنین با انجام فعالیت های گروهی مانند فعالیت های دوره ای ورزشی و جمعی با کارکنان و سفر به آن ها نزدیک شود؛ اقداماتی که در بلند مدت می تواند انسجام سازمانی، بالابردن روحیه کار در مجموعه، صمیمت و حس خانواده بودن را با خود در سازمان به همراه داشته باشد.
9. جدیت بیش از اندازه در مدیریت و برخورد با کارکنان
مدیریت یک سازمان و نهاد یعنی جدیت، اگر برخلاف این تصور می کنید شما جزو مدیرانی خواهید بود که خیلی سریع در کار خود شکست خواهید خورد و منحنی رشد شرکت شما خیلی زود منفی خواهد شد اما جدیت در کار نباید باعث از بین رفتن محیط پر نشاط و پر انرژی برای کار کردن شود. شوخ طبعی مدیر در مجموعه کاری در کنار جدیت او بسیار لازم و ضروری است. معمولا کارکنان از یک مدیر با این عنوان یاد می کنند که فضایی پر نشاط برای آن ها به وجود آورده است یا فضایی خشک و سرد و البته غیرقابل تحمل. بسیاری از نظرسنجی ها از بین کارکنان شرکت ها و سازمان ها نشان می دهد تاثیر محیط بر روند و راندمان کار تاثیری مستقیم است و هرچقدر محیط کار سخت و خشک تر باشد روحیه کار کمتری در مجموعه به وجود می آید.
10. مقاومت در برابر تغییرات
اگر تصور می کنید می توانید در برابر تغییرات مقاومت کنید سخت در اشتباه هستید، تغییرات و انواع پیشرفت های نوین مانند طوفانی هستند که شما را با خود خواهند برد، پس شما هم چاره ای ندارید که با آغوشی باز با تغییرات رو به رو شوید. بسیاری از مدیران به خصوص مدیران چندین و چند ساله اعتقاد چندانی به مدیریت نوین برمبنای اتفاقات جدید ندارند و همچنان تلاش می کنند تا مدیریت سنتی را ادامه دهند. به جای مقاومت در برابر تغییرات بهتر است تغییرات را به پذیرید و سازگاری با آن ها را در پیش بگیرید تا با افزایش بهره وری در مجموعه خود رو به رو شوید.
11. امتناع از فراگیری آموزش های جدید برای خود و کارکنان
در این روزها که پیشرفت های تکنولوژی در کار و زندگی سرعتی خیره کننده به خود گرفته است، مدیری موفق تر خواهد بود که از تکنولوژی های جدید استفاده کند و به یادگیری تکنیک های جدید روی خوش نشان دهد. امتناع از آموزش های جدید می تواند کار آرایی مدیر یک مجموعه را نسبت به مدیران دیگر مجموعه ها پایین بیاورد و باعث شکست کار و پروژه ها شود. به اعتقاد کارشناسان مدیران باید به صورت مداوم روش های جدید را فرابگیرند، به اجرا و آزمایش آن ها به پردازند و آن ها را در اداره مجموعه خود به کار گیرند. اگر مدیری خود را با شرایط روز همراه نکند سرنوشتی جزء نابودی سازمان و خود در پیش نخواهد داشت. از سوی دیگر یک مدیر باید علاوه بر خود با ارائه تسهیلاتی زمینه آموزش های جدید برای کارکنانش را فراهم کند تا مجموعه اش از نظر آشنایی با تکنولوژی های نوین در جایگاه مناسبی قرار داشته باشد. این کار ممکن است در کوتاه مدت هزینه هایی را برای مجموعه به همراه داشته باشد اما در بلند مدت باعث چندبرابر شدن کارایی مجموعه می شود.
12. عدم ثبات در تصمیمات و نپذیرفتن اشتباهات
یکی از نقاط ضعف مدیران سازمان ها نپذیرفتن اشتباهات است، مدیری که ترس دارد تا به اشتباه خود اعتراف کند و قدم در راه اصلاح امور بردارد، نمی تواند مجموعه و سازمان زیر مجموعه خود را پیش ببرد. از سوی دیگر مدیر یک مجموعه باید در تصمیمات خود ثبات داشته باشد، تغییرات مکرر در اهداف و تصمیمات می تواند مجموعه زیر دست یک مدیر را با سردرگمی شدید مواجه کند.
13. مقایسه کارکنان بایکدیگر
اگر می خواهید به عنوان یک مدیر موجب به وجود آمدن احساسات منفی در مجموعه خود شوید و به روحیه و بازدهی کار نیروهای کاری خود آسیب به زنید، آن ها را بایکدیگر مقایسه کنید. بسیاری از مدیران به اشتباه تصور می کنند که اگر به مقایسه نیروهای خود به خصوص در جمع دست بزنند و آن ها را درجه بندی کنند، می توانند حس رقابت را در مجموعه به وجود آورند و راندمان کار را افزایش دهند، حال آن که این روش نه تنها حاصلی در پیشبرد اهداف مجموعه نخواهد داشت بلکه در صورت به وجود آمدن حس رقابت، حس رقابت منفی را به وجود خواهد آورد که بیشتر مخرب خواهد بود تا مفید و تنها میزان اصطحکاک را در مجموعه رشد خواهد داد.
14. نداشتن سیستم نظام مند برای استخدام کارکنان در مجموعه
برای رسیدن به بهره وری بالا و پیشرفت در هر مجموعه ای داشتن نیوری انسانی کارآمد حرف اول را می زند از این رو بی توجهی در زمان استخدام افراد و نداشتن سیستمی نظام مند برای استخدام کارکنان می تواند ضربه ای بزرگ را به هر مجموعه ای وارد کند. یک مدیر موفق، مدیری خواهد بود که برای استخدام افراد قاعده و قوانینی متناسب با کارکرد مجموعه خود از نظر فنی، اخلاقی و دانش در نظر بگیرد و مدیران زیر مجموعه خود را به رعایت آن ملزم کند و خود نیز بر عملکرد استخدام افراد نظارت داشته باشد.
15. عدم بررسی عملکرد سازمان و ارزش یابی دوره ای کارکنان
بررسی های تحقیقاتی نشان می دهد که مدیری در عملکرد خود در طولانی مدت موفق خواهد بود که به صورت دوره ای ماهانه، سه ماه یک بار و سالانه خود به صورتی واقع بینانه به بررسی عملکرد کارکنان، شرکت و سازمان خود به پردازد. مدیران موفق مدیرانی هستند که بعد از این بررسی ها و ریشه یابی امور از شکست ها درس بگیرند و در جهت حل مشکلات گام بردارند و البته در افسوس اشتباهات باقی نمانند. همچنین مدیران باید به صورت دوره ای به ارزش یابی و بررسی عملکرد افراد زیر مجموعه خود دست بزنند و به آن ها بازخورد مثبت و منفی کارهایشان را اعلام کند؛ ارزشیابی عملکرد کارکنان می تواند به آن ها نشان دهد که کارآن ها برای مدیر مجموعه مهم است و عملکرد آن ها مورد نقد و بررسی قرار می گیرد.
3535
نظر شما